近年はDXなどの影響によって、あらゆる業務がオンラインで実施されるようになっています。その1つに「採用活動のオンライン化」があり、企業は現代社会に合わせて必要な環境整備が求められるようになっています。本記事では、採用活動のオンライン化の意味と、メリット、手法、実施時のポイント、実施までの流れを解説します。
目次
まずは採用活動のオンライン化についての概要を、以下で解説します。
採用活動のオンライン化とは、採用活動を直接オフラインの面談・面接形式で行うのではなく、専用ツールなどを利用してオンライン化することを意味します。昨今の時代背景は、企業にオンライン化を強く要求するようになっています。採用活動もオンラインに移行することで、物理的な移動が必要なくなり、効率的に採用を進められる点が注目されています。
従来の採用活動は、紙の書類で選考を行って合格者に連絡を取理、自社に来てもらって直接面接をして採用を決定していました。そのプロセスには多くの時間がかかり、金銭的なコストも決して少なくない点が問題です。採用活動のオンライン化は、そういった過去の採用プロセスで課題となっていた要素を、解決に導く手法として期待されています。
採用活動をオンライン化することになった主な目的や背景として、新型コロナウイルスへの対策が挙げられます。3密回避やソーシャルディスタンスが重要視されるようになった現代では、集団面接や会場に大人数を集めての採用活動が問題視されるようになりました。
そこで採用活動のオンライン化を進め、オンライン会議ツールなどで面接を実施するといった変化が必要となったのです。新型コロナウイルスが収束に進んだとしても、採用活動のオンライン化には多くのメリットがあるため、今後も継続されると想定されるでしょう。
採用活動をオンライン化するには、いくつかの方法があります。以下では、採用活動をオンライン化する具体的な手法を紹介します。
採用活動をオンライン化するには、採用に必要な作業をオンラインで行えるツールを導入するのが初期段階で実施すべきことです。Web会議ツールやチャットツール、応募者の情報を管理するデータベースの利用などを検討し、可能な限り採用業務をオンライン化します。
また、パスワードやセキュリティなど個人情報を保護するため、データの管理体制も新たに構築するのがポイントです。
採用活動のオンライン化には、集団面接や企画・ディスカッションへの対策も含まれます。例えばグループワークを実施する際には、オンラインで複数人の会話や交流が行えるツールを使うことで安全確保と効率化を進められるでしょう。
採用活動のオンライン化をサポートする機能は、さまざまなツールに導入されはじめています。例えばZoomならミーティングの参加者を少人数のグループに分割できる「ブレイクアウトルーム」を利用することで、オンラインでも集団面接やディスカッションが可能となります。
採用活動のオンライン化を進める場合でも、オフラインで行った方が良い作業に関してはそのまま実施するのがポイントです。そのため採用活動のオンライン化においては、オンラインで完結させる部分とオフラインで実施する部分を分けることが求められます。
例えば一次・二次面接はオンラインで行い、最終面接はオフラインの対面で行うといったケースが考えられるでしょう。オフラインによる対面であれば、オンライン上では判断が難しかった人柄や全体の印象を確認した上で採用を決められます。
採用活動のオンライン化を実施することには、さまざまなメリットがあります。
採用活動のオンライン化を実現することで、面接などの際にも求職者の移動が不要となります。身体的・金銭的な負担が軽減されるため、面接の内容に集中できるのが求職者側からみたオンライン化のメリットです。
企業側からしても、交通費の支給などが不要になるため採用活動に必要なコスト削減につながります。多くの人材を面接して確かめたいといった場合には、時間の短縮にもなるため採用活動のオンライン化によるメリットが大きくなります。
採用活動のオンライン化は、採用に必要な業務の多くをオンライン上で実施できるため、選考にかかる時間の短縮および効率化に期待できます。面接に加えて適正試験などもオンラインで実施できれば、データ集計などを素早く実施できるため手間がかかりません。
適正試験を実施する会場を予約する手間とコストも必要なくなるため、企業側が負担していた多くの要素を削減できます。
採用活動のオンライン化は、自社のブランディングにつながるメリットもあります。時代の流れに合わせて採用活動をオンライン化することで、時流に素早く対応できる企業としてのイメージをつけられます。
高い対応力があると求職者に印象付けられるため、自社イメージの向上につながるでしょう。特に競合がオンライン面接などの導入に遅れている場合には、採用活動のオンライン化が差別化の要素として役立ちます。
採用活動のオンライン化によって導入したオンラインツールは、簡単に動画を収録して保存できる機能が備わっていることが多くあります。動画関連の機能は面接時に役立ち、状況を録画してあとから確認することで、複数の面接官から判断を仰げるでしょう。
後日動画データを見直すことで、面接における改善点を社内で共有して次の機会に活かすことも可能です。
採用活動のオンライン化を実施する際には、いくつかの注意点を把握しておくのもポイントです。例えばオンラインでの面接は、対面で直接会うよりも表情や所作などが分かりづらい点がネックとなります。その人の魅力を正確に把握できない可能性があるため、優秀な人材を不採用にしてしまうリスクがあります。
そのほか、採用活動のオンライン化が当たり前になると、自社への訪問なども兼ねてオフライン面接を行いたいのに訪問してもらえないなどのデメリットにつながる可能性もあります。採用活動のオンライン化によって求職者側の認識が変わることを見越して、対応方法を考案しておくのも重要です。
また、採用活動のオンライン化をスムーズに進めるためには、通信環境を整えることも重要です。オンライン面接中に画像や音声が乱れるような事態を防ぐために、安定したネットワークを構築する必要があります。
採用活動のオンライン化において、オンライン採用を実際に行うまでのプロセスは、以下の手順で実施できます。
①説明会および求人広告の出稿などで求職者を募集する
②書類選考を実施して、Web面接や録画すること説明して承諾を得る
③Web面接を行って人物の評価をする
④選考を進める人材を選定して、採用を決定する
採用活動のオンライン化におけるオンライン採用の手順は、基本的に上記の流れで進められます。
採用活動のオンライン化では、対面で実施していた時と別の選考フローや手法が必要になります。専用ツールの導入や面接官側のオンライン対策・教育が求められるケースも増えると予想されるため、事前に社内の環境をオンライン化に合わせて整備するのが重要です。
採用活動のオンライン化を進める際には、従業員の理解を得ることも大切なプロセスです。オンライン化する理由やメリットを解説し、今後の採用活動が変わることを了承してもらう必要があるでしょう。
採用活動のオンライン化は、今後も多くの企業で対応が求められます。従来の方法から脱却するために、さまざまなツールの導入や社内環境の整備を進める必要が出てくるでしょう。この機会に採用活動のオンライン化についての基本を確認し、メリットや導入プロセスを把握してみてください。
サーティファイが提供するシステム「スマート入試」は、入試のオンライン化に活用できます。スムーズにオンライン試験を行える環境を整備できるため、オンライン化のきっかけにつながります。採用活動のオンライン化を本格的に実行に移すのなら、スマート入試の利用をぜひご検討ください。